ASSISTANT-E DE SERVICE SOC
L’Institut national de l’information géographique et forestière (IGN) est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle des ministères chargés de l’écologie et de la forêt. Sa vocation est de produire et diffuser des données (open data) et des représentations (cartes en ligne et papier, géovisualisation) de référence relatives à la connaissance du territoire national et des forêts françaises ainsi qu'à leur évolution.
Grâce à son école d’ingénieurs, l'ENSG-Géomatique, et à ses équipes de recherche pluridisciplinaires, l’institut cultive un potentiel d’innovation de haut niveau dans plusieurs domaines (géodésie, forêt, photogrammétrie, intelligence artificielle, analyse spatiale, visualisation 3D, etc.).
Contexte
La direction des programmes et de l'appui aux politiques publiques (DP) assure les relations institutionnelles avec les organismes publics et privés, recueille les besoins, programme et pilote les activités opérationnelles de l'IGN ainsi que l'évolution des capacités mises en œuvre par l'institut ou proposées aux partenaires, facilite et promeut l'utilisation des infrastructures de données et de services auxquelles l'IGN contribue, et anime des communautés d'utilisateurs. La DP est aussi chargée d'élaborer la stratégie de l'IGN selon les orientations de la direction générale, de la décliner en objectifs, et d'en suivre la réalisation. La DP contribue enfin à la transformation de l'établissement en coordonnant la mise en œuvre des projets structurants qui visent à faire évoluer les activités opérationnelles dans différentes dimensions (techniques, méthodologies, métier, etc.). La DP est composée d'une équipe de direction et de 4 services :
- Service du pilotage économique, de la planification et du support (PEPS)
- Service des partenariats et des relations institutionnelles (SPRI)
- Service des projets et des prestations (SPP)
- Service de l'offre et des communs (SOC)
Au sein de la DP, le SOC définit la stratégie d'offre de données, produits et services de l'institut, et pilote cette offre. Il conçoit, et coordonne la production de la documentation de l'offre de données, produits et services (y compris l'offre dérivée)et organise et valide leur diffusion. Il coordonne le déploiement et la valorisation de l'offre produits pour accompagner les usages et en développer de nouveaux. Il anime des communautés d'utilisateurs et contributeurs, grand public comme professionnels, porte la stratégie de construction de communs autour des données et produits de l'IGN, accompagne les utilisateurs pour faciliter l'accès et l'usage des données, produits et services et assure le traitement des retours des utilisateurs et des contributeurs. Il identifie les besoins d'évolutions ou de nouveaux besoins et coordonne le cas échéant leur prise en compte. Il est partie prenante et constitue un pont entre les équipes de production, celles chargées de valoriser l'offre et les utilisateurs actuels et potentiels de l'offre en données, produits et service de l'IGN.
Missions
L’assistant de service assiste l'encadrement des services principalement SOC, SPP et PEPS dans la coordination administrative et logistique. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les assistant-es des autres services de la DP et avec les autres assistant-es de direction pour garantir une continuité de service et une harmonisation des pratiques de gestion.
Ses missions principales sont :
- Assurer les tâches de secrétariat classique (accueil, traitement du courrier, gestion d’agendas, téléphonie, gestion documentaire, et rédiger des courriers, notes de service, certificats administratifs et comptes rendus de réunion…)
- Organiser les déplacements des agents du service sur l’ensemble des volets (administratif, logistique et financier)
- Être le relais de la DRH pour la direction de service et les agents sur les différents sujets RH (gestions collective et individuelle) et appuyer le responsable formation du service dans la mise en œuvre et le suivi du plan de formation des agents
- Participer aux opérations courantes d’achat dans le système de gestion (demandes d’achat, entrées de marchandise, facturations...)
- Contribuer au développement de la communication interne du service, fluidifier les flux d’informations ascendants et descendants au sein du service
- Organiser et/ou participer à l’organisation d’évènements et de réunions
Profil recherché
Vous avez de l’expérience en gestion administrative. Vous êtes reconnu-e pour votre autonomie et votre capacité d’adaptation.
Ce poste est à pourvoir par un fonctionnaire de catégorie B ou par un contractuel.
Compétences techniques:
- Savoir gérer un agenda et/ou planning
- Savoir rédiger des documents professionnels (comptes rendus, notes, courriers, rapports, études, cahier des charges...)
- Savoir filtrer et orienter l'information
- Savoir assurer la gestion de l'accueil, des appels et des messages téléphoniques de son service
- Savoir maîtriser les outils bureautiques et les outils métier spécifiques
- Savoir organiser l'archivage et le classement des documents
Compétences organisationnelles:
- Savoir respecter les délais et les procédures
- Savoir faire preuve de rigueur dans son travail
- Savoir aller chercher l'information auprès des personnes ressources
- Savoir se tenir informé de l’actualité de l’établissement et de son environnement professionnel
- Savoir centraliser et/ou transmettre de l'information
Compétences relationnelles:
- Savoir collaborer et travailler en équipe en entretenant de bonnes relations
- Savoir établir un contact efficace et adapté aux différents interlocuteurs internes et/ou externes
- Savoir communiquer efficacement en pratiquant l'écoute active
- Savoir faire preuve de discrétion et de réserve
Conditions particulières
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Atouts de l'environnement de travail
Le poste est situé à Saint Mandé, dans les locaux de l’IGN situés au 73 avenue de Paris (proximité métro ligne 1 et RER A).
L’IGN est riche de la diversité de ses métiers. Si vous avez une appétence pour les sujets d’innovation, que vous êtes curieux et souhaitez approfondir et mettre en pratique vos connaissances des méthodes projets. Participez au développement de l’IGN d’aujourd’hui et de demain pour être au cœur du pilotage des grands projets géographiques de l'Etat !
En rejoignant l’IGN, vous travaillerez en équipe, dans une structure à taille humaine où tout le monde se connaît, où la vie associative, sportive, culturelle et sociale est riche et diversifiée, et dans un environnement agréable.
Contact
Laurent Toustou, chef de service, laurent.toustou@ign.fr
Thierry Duquesnoy, chef adjoint de service, thierry.duquesnoy@ign.fr
Lucas Martinie, CDRH, lucas.martinie@ign.fr