ASSISTANT-E DE SERVICE SPP
L’Institut national de l’information géographique et forestière (IGN) est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle des ministères chargés de l’écologie et de la forêt. Sa vocation est de produire et diffuser des données (open data) et des représentations (cartes en ligne et papier, géovisualisation) de référence relatives à la connaissance du territoire national et des forêts françaises ainsi qu'à leur évolution.
Grâce à son école d’ingénieurs, l'ENSG-Géomatique, et à ses équipes de recherche pluridisciplinaires, l’institut cultive un potentiel d’innovation de haut niveau dans plusieurs domaines (géodésie, forêt, photogrammétrie, intelligence artificielle, analyse spatiale, visualisation 3D, etc.).
Contexte
La direction des programmes et de l’appui aux politiques publiques (DP) produit et porte en continu la vision et la trajectoire de l’offre de l’IGN et des produits associés, à destination des acteurs publics, des acteurs socio-économiques et de tous les citoyens, en particulier afin de maximiser l’impact des politiques publiques. Elle construit également les modèles économiques associés.
Elle organise les relations institutionnelles avec les organismes publics et privés et recueille les besoins. Elle accompagne les utilisateurs et commanditaires potentiels pour répondre à leurs besoins grâce à l’offre de l’IGN, et la faire grandir avec les nouveaux besoins et en mobilisant le meilleur de la technologie disponible.
Elle définit et met en œuvre des stratégies de déploiement de l’offre de l’IGN, structure et anime les communautés d’utilisateurs. Elle produit et met en œuvre une stratégie de partenariats visant à augmenter l’impact de l’offre de l’IGN en synergie avec son écosystème public et privé.
Elle programme et pilote les activités métier pour répondre à ces enjeux et contribuer à l’équilibre financier de l’Institut.
La DP est composée d’une équipe de direction et de 4 services :
- Service du pilotage économique métier (SPEM)
- Service des partenariats et des relations institutionnelles (SPRI)
- Service des projets et des prestations (SPP)
- Service de l'offre et des communs (SOC)
Au sein de la DP, le SPP assure le conseil auprès d’utilisateurs potentiels en vue de préciser leurs besoins. Il évalue la faisabilité d’une réponse à un besoin nouveau, externe ou interne. Il assure et organise le montage des projets et prestations en réponse à un appel d’offres ou une demande validée, assure ou pilote leur réalisation après la commande interne. Il propose le recours à la sous-traitance et assure, le cas échéant, le pilotage conjoint avec le maître d’œuvre interne. Il assure le pilotage des projets d’innovation visant à réduire la dette technique de l’IGN ou de ses partenaires.
Missions
L’assistant de service assiste l'encadrement des services principalement SPP et SPEM dans la coordination administrative et logistique. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec les assistants des autres services de la DP et avec les autres assistants de direction pour garantir une continuité de service et une harmonisation des pratiques de gestion.
Ses missions principales sont :
- Assurer les tâches de secrétariat classique (accueil, traitement du courrier, gestion d’agendas, téléphonie, gestion documentaire, et rédiger des courriers, notes de service, certificats administratifs et comptes rendus de réunion…)
- Organiser les déplacements des agents du service sur l’ensemble des volets (administratif, logistique et financier)
- Être le relais de la DRH pour la direction de service et les agents sur les différents sujets RH (gestions collective et individuelle) et appuyer le responsable formation du service dans la mise en œuvre et le suivi du plan de formation des agents
- Participer aux opérations courantes d’achat dans le système de gestion (demandes d’achat, entrées de marchandise, facturations...)
- Contribuer au développement de la communication interne du service, fluidifier les flux d’informations ascendants et descendants au sein du service
- Organiser et/ou participer à l’organisation d’évènements et de réunions
Profil recherché
Vous avez de l’expérience en gestion administrative. Vous êtes reconnu-e pour votre autonomie et votre capacité d’adaptation.
Ce poste est à pourvoir par un fonctionnaire de catégorie B ou par un-e contractuel-le sur la base d’un contrat public de trois ans, renouvelable.
Compétences techniques:
- Savoir gérer un agenda et/ou planning
- Savoir rédiger des documents professionnels (comptes rendus, notes, courriers, rapports, études, cahier des charges...)
- Savoir filtrer et orienter l'information
- Savoir assurer la gestion de l'accueil, des appels et des messages téléphoniques de son service
- Savoir maîtriser les outils bureautiques et les outils métier spécifiques
- Savoir organiser l'archivage et le classement des documents
Compétences organisationnelles:
- Savoir respecter les délais et les procédures
- Savoir faire preuve de rigueur dans son travail
- Savoir aller chercher l'information auprès des personnes ressources
- Savoir se tenir informé de l’actualité de l’établissement et de son environnement professionnel
- Savoir centraliser et/ou transmettre de l'information
Compétences relationnelles:
- Savoir collaborer et travailler en équipe en entretenant de bonnes relations
- Savoir établir un contact efficace et adapté aux différents interlocuteurs internes et/ou externes
- Savoir communiquer efficacement en pratiquant l'écoute active
- Savoir faire preuve de discrétion et de réserve
Conditions particulières
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Atouts de l'environnement de travail
Le poste est situé à Saint Mandé, dans les locaux de l’IGN situés au 73 avenue de Paris (proximité métro ligne 1 et RER A).
L’IGN est riche de la diversité de ses métiers. Si vous avez une appétence pour les sujets d’innovation, que vous êtes curieux et souhaitez approfondir et mettre en pratique vos connaissances des méthodes projets. Participez au développement de l’IGN d’aujourd’hui et de demain pour être au cœur du pilotage des grands projets géographiques de l'Etat !
En rejoignant l’IGN, vous travaillerez en équipe, dans une structure à taille humaine où tout le monde se connaît, où la vie associative, sportive, culturelle et sociale est riche et diversifiée, et dans un environnement agréable.
Contact
Véronique Pereira, cheffe de service SPP: veronique.pereira@ign.fr
Stéphane Pelle, chef de service adjoint: stephane.pelle@ign.fr
Lucas Martinie, cdrh: lucas.martinie@ign.fr
Aucune candidature transmise par mail ne sera traitée